Dalam dunia distribusi alat kesehatan, efektivitas dan efisiensi menjadi kunci keberhasilan. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan memanfaatkan aktivitas pihak ketiga atau outsourcing. Namun, agar tetap sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) Nomor 4 Tahun 2014 tentang Cara Distribusi Alat Kesehatan yang Baik (CDAKB), penggunaan outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati dan terstruktur.
Apa Itu Aktivitas Pihak Ketiga (Outsourcing Activity) dalam CDAKB?
Aktivitas pihak ketiga atau outsourcing adalah pelimpahan sebagian atau seluruh proses distribusi alat kesehatan kepada pihak luar yang dianggap kompeten. Aktivitas ini dapat mencakup penyimpanan, pengiriman, hingga pengelolaan keluhan pelanggan. Dalam CDAKB, penggunaan pihak ketiga harus tetap mematuhi standar yang telah ditetapkan untuk menjaga kualitas dan keamanan alat kesehatan.
Pentingnya Aktivitas Pihak Ketiga (Outsourcing Activity) dalam Distribusi Alat Kesehatan
Outsourcing menjadi pilihan strategis bagi banyak perusahaan distribusi alat kesehatan karena berbagai alasan, di antaranya:
- Efisiensi Operasional:
- Dengan memanfaatkan pihak ketiga, perusahaan dapat fokus pada kegiatan inti bisnis mereka tanpa terganggu oleh operasional pendukung.
- Akses ke Keahlian Khusus:
- Pihak ketiga biasanya memiliki keahlian dan fasilitas khusus untuk menangani penyimpanan atau pengiriman alat kesehatan sesuai standar.
- Pengurangan Biaya:
- Outsourcing dapat mengurangi kebutuhan investasi dalam infrastruktur dan sumber daya manusia.
- Skalabilitas:
- Perusahaan dapat menyesuaikan skala operasional mereka dengan mudah tanpa perlu melakukan perubahan besar pada struktur internal.
Risiko dalam Aktivitas Pihak Ketiga
Meskipun menawarkan banyak manfaat, outsourcing juga memiliki risiko, seperti:
- Kehilangan Kontrol:
- Penyerahan aktivitas kepada pihak luar dapat menyebabkan perusahaan kehilangan kontrol langsung terhadap proses tersebut.
- Kepatuhan Regulasi:
- Jika pihak ketiga tidak mematuhi standar CDAKB, perusahaan utama tetap bertanggung jawab atas pelanggaran yang terjadi.
- Masalah Keamanan:
- Ada risiko terkait keamanan data atau alat kesehatan yang diserahkan kepada pihak ketiga.
Panduan Penggunaan Aktivitas Pihak Ketiga (Outsourcing Activity) Sesuai CDAKB
Untuk memastikan aktivitas pihak ketiga tetap sesuai dengan CDAKB, perusahaan harus memperhatikan beberapa hal berikut:
- Pemilihan Pihak Ketiga:
- Pastikan pihak ketiga memiliki reputasi yang baik dan mampu mematuhi standar CDAKB. Tinjau fasilitas mereka, kebijakan keamanan, dan pengalaman sebelumnya.
- Perjanjian Kerja Sama:
- Buat kontrak kerja sama yang jelas, mencakup ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab masing-masing pihak, dan klausul kepatuhan terhadap regulasi.
- Pemantauan dan Evaluasi:
- Lakukan pemantauan berkala untuk memastikan pihak ketiga menjalankan tugas mereka sesuai standar. Audit rutin dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah lebih awal.
- Dokumentasi Aktivitas:
- Semua aktivitas yang dilakukan oleh pihak ketiga harus terdokumentasi dengan baik untuk memudahkan pelacakan dan evaluasi.
- Pelaporan:
- Pastikan pihak ketiga melaporkan semua aktivitas mereka secara teratur, termasuk masalah atau insiden yang terjadi.
Contoh Aktivitas yang Dapat Dialihdayakan
Dalam konteks distribusi alat kesehatan, beberapa aktivitas yang sering dialihdayakan meliputi:
- Penyimpanan Barang: Menitipkan alat kesehatan di gudang pihak ketiga yang memenuhi standar CDAKB.
- Pengiriman Produk: Menggunakan jasa logistik untuk mendistribusikan alat kesehatan ke pelanggan.
- Pemusnahan Barang TMS: Memanfaatkan jasa pengelolaan limbah untuk menangani alat kesehatan yang tidak memenuhi syarat.
Kesimpulan
Aktivitas pihak ketiga atau outsourcing adalah solusi strategis untuk meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas dalam distribusi alat kesehatan. Namun, penggunaan pihak ketiga harus dilakukan dengan mematuhi pedoman yang diatur dalam Permenkes Nomor 4 Tahun 2014 tentang CDAKB. Dengan memilih mitra yang tepat, mendokumentasikan semua aktivitas, dan melakukan pemantauan berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa kualitas dan keamanan alat kesehatan tetap terjaga. Bagi perusahaan distribusi alat kesehatan, mengelola aktivitas pihak ketiga bukan hanya tentang efisiensi, tetapi juga tentang tanggung jawab terhadap kualitas dan keselamatan produk yang mereka edarkan. Ingat, kerja sama yang baik dimulai dari kepatuhan terhadap standar.
